SNA/NEN 4400-1: De hygiëne-factor waar elke opdrachtgever op zou moeten letten

TLDR/Samenvatting;

SNA/NEN 4400-1 is niet iets dat je “erbij doet”. Het is dé basisvoorwaarde om überhaupt in aanmerking te komen voor serieuze opdrachten. Of je nu bouwpersoneel, technisch talent, zorgprofessionals of welke flexibele medewerker ook levert: zonder aantoonbare compliance ben je voor veel opdrachtgevers simpelweg geen optie. En het mooie? Je kunt dit 100% borgen zonder je werkgeverschap over te dragen.

Wat is SNA/NEN 4400-1 in de kern?

• NEN 4400-1 is de norm die toetst of je belasting, premies en loonheffingen correct afdraagt en of je personeel gerechtigd is om te werken.

• SNA-keurmerk (Stichting Normering Arbeid) is het bijbehorende certificaat waarmee je laat zien dat je processen periodiek worden gecontroleerd door een onafhankelijke partij.

• Het doel: keten- en inlenersaansprakelijkheid verkleinen en opdrachtgevers gemoedsrust geven.

Waarom opdrachtgevers dit cruciaal vinden

1. Risicobeheersing: Niemand wil geconfronteerd worden met naheffingen of boetes omdat een leverancier zijn afdrachten niet op orde heeft.

2. Tender- en aanbestedingseisen: In bouw, techniek en industrie is het keurmerk vaak een harde eis.

3. Imago en vertrouwen: Inleners werken liever samen met partijen die hun compliance zwart-op-wit geregeld hebben.

Veelgemaakte valkuilen

• Audit-dag paniek: pas dossiers bijwerken vlak voor de SNA-inspectie, met stress en fouten als gevolg.

• Onvolledige personeelsdossiers: ontbrekende ID-bewijzen, verblijfsstatus of contractversies.

• Niet-gedocumenteerde looncomponenten: toeslagen, ET-regelingen of bonussen zonder onderliggende cao-artikelen.

• Afhankelijkheid van 1 key-user: alle kennis zit in één hoofd, en als die ziek is, stokt het proces.

Zo borg je SNA/NEN 4400-1, zonder werkgeverschap over te dragen

1. Modulaire backoffice-ondersteuning:
Je blijft zelf juridisch werkgever, maar laat de audit- en dossierlogistiek uitvoeren door een partner met diepe CAO- en compliance kennis.

2. Audit-proof personeelsdossiers:

• Compleet vanaf dag 1 van de plaatsing

• Versiebeheer van alle documenten

• Direct koppelbaar aan loonadministratie

3. Compliance-dashboards:
Real-time overzicht van ontbrekende documenten, signalen bij verlopen VOG’s of verblijfsvergunningen, en traffic-light status voor auditvoorbereiding.

4. Procesdiscipline:
Leg vast wie verantwoordelijk is voor welke compliance-stap. Automatiseer herinneringen en vervaldata.

Quick wins voor elke flexondernemer

• Check je auditverslag: waar zaten de verbeterpunten en zijn die structureel opgelost?

• Digitaliseer ID- en contractverificatie: voorkom papieren eilandjes en losse scans.

• Koppel cao-kennis aan je loonpakket: zodat afwijkingen direct gesignaleerd worden.

Wil je een gratis mini Audit (45 min) op je SNA Proces?